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そろそろ、エクセル、ワード、アクセスで見積書・請求書を作るのはやめませんか? 12/24/2010 17:55:26
いまだに驚きなのが、そこそこの規模の会社でも、いまだにExcel、Word、Accessで見積書、請求書を作っているところが多いということだ。そもそも、なにが問題なのかをご理解いただく必要があると思う。


【エクセル、ワードで見積書・請求書を作ることの問題】

1)情報の共有ができない・・・ファイルは各個別のパソコンに保存されているので、他の人が容易にみることができない。もしファイルがファイルサーバーに保存してある場合でも、下記の問題が生じる。

2)ファイルサーバーで同じファイルを共有している・・・同じファイルを開くことになるので、情報の上書きという問題が生じる。

3)情報の検索が困難・・・ファイルに対し、日付やクライアント名など特定の条件で検索・絞り込みをして抽出することが難しい。

4)計算処理が面倒・・・ワードが不得意なのはおわかりかと思うが、エクセルでも計算処理が面倒なのはご理解いただけるだろうか?それは各見積書・請求書の、期間・クライアント・担当別集計作業だ。もちろんエクセルの関数、マクロ、VBAを駆使してその機能を実装している方もいらっしゃると思うが、相当骨の折れる作業である。しかし、そもそも、この問題と必要性に気づいていない方は、業績の分析や対策を行っていないということで、そのポリシーそのものが問題である。

5)レイアウト作成・修正が面倒・・・エクセル、ワードはセルや行間でレイアウトがコントロールされているため、レイアウトの調整が面倒。パワーポイントのように1ピクセル単位で個別のパーツを動かせないのだ。またちょっとだけ異なるレイアウトを別途作り活用することは、相当面倒だ。


【アクセスで見積書・請求書を作ることの問題】

上記の問題に気づき、アクセスを使って見積書・請求書を作っている方も多いと思う。しかし、アクセスの共有機能は貧弱で、パフォーマンスの低下(極端に遅くなる)、データ破損などの問題が発生しやすく、肝心の1)情報の共有についての問題はちゃんとクリアできていない。その問題をクリアするために、MS SQL ServerやOracle、もしくはSales Force.comを導入する方も多いようである。ご予算が余ってしょうがない企業の方はどうぞお勧めしたい対応策だ。


【上記全ての問題に対応できるのはファイルメーカーシステム】

そのような理由から、エクセル、ワード、アクセスで見積書・請求書を作っている方々は、1日も早くファイルメーカーベースのシステムに切り替えることを強くお勧めする。面倒なシステムを使って見積・請求書を作っていることで、日々無意味な残業時間を計上していることになるからだ。確かにMicrosoft Office以外にソフトウェアライセンスの費用がかかること、オフィス外からの作業が出来なくなることも頭が痛い問題かもしれないが、ファイルメーカーWeb共有を使ったASP/クラウド型システム展開も可能なので、外出先やグループ企業での共有が必要だったり、ライセンス料をセーブしたい方はその方向も検討されるといいだろう。




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